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LES ÉTAPES DE VOTRE RÉSERVATION

Découvrez les différentes étapes de votre réservation, de l'envoi de votre pré-réservation en ligne jusqu'au contact de votre conseiller voyages à votre retour pour s'assurer que votre voyage s'est bien déroulé.

1- Recherche des disponibilités auprès du voyagiste

Dès réception de votre formulaire de préréservation, nous contactons par téléphone la centrale de réservation du tour-opérateur concerné afin de connaître les disponibilités du vol d'une part, de l'hôtel d'autre part. Nous vous recontactons dans les 24h00 (hors week-end) qui suivent l'envoi de votre formulaire de préréservation pour vous informer des disponibilités de votre voyage.

La réponse des disponibilités à votre préréservation vous est communiquée par e-mail : pensez donc à consulter régulièrement votre boite e-mail dans les heures qui suivent votre préréservation.


2- Réponse du voyagiste, 2 scénarios possibles...


Lors du contact avec le tour-opérateur, l'agent de réservation nous indique l'état de son "contingent" (nombre de places restant disponibles sur le voyage) sur l'aérien et sur l'hôtel. En d'autres termes, il nous informe de l'état actuel au niveau des places disponibles du vol et de l'hôtel c'est à dire sur le nombre de siège et de chambre qu'il a lui même réservé à l'avance pour la saison (allottement ou contingent).

2 scénarios possibles :

Dans la majorité des cas : disponibilité immédiate.

Si la demande de réservation est effectuée longtemps à l'avance, toutes les chances sont réunies pour que le voyagiste ait de la disponibilité à proposer pour le voyage concerné. Pour certaines destinations très demandées (Cuba, République Dominicaine, Guadeloupe, Martinique, Maroc, Tunisie) et notamment en période de vacances scolaires, les vols sont souvent complets plusieurs semaines avant le départ. D'ou l'intérêt de réserver le plus tôt possible.

La disponibilité pose problème.

Le voyagiste n'a plus de disponibilité à proposer.

2 raisons possibles à cela. Le voyagiste a vendu l'ensemble de ses sièges aériens et chambres hôtelières et n'a donc plus de disponibilité. 2ème raison possible : le voyagiste a rétrocédé son contingent (généralement 2 semaines avant le départ) ; c'est à dire qu'il a rétrocédé ses sièges et chambres qu'il n'a pas vendu afin de ne pas prendre le risque de se retrouver avec des invendus qui lui seront facturés par ses fournisseurs (compagnies aériennes et hôteliers). Il n'a donc plus disponibilité à proposer.

Le tour-opérateur peut alors dans certain cas faire une procédure particulière qui consiste à faire "une demande" particulière auprès de la compagnie (si le problème vient d'un manque de siège aérien) ou de l'hôtel (s'il s'agit d'un problème de chambre) pour débloquer des places. Cette procédure a pour condition que le vol ou l'hôtel ne soient pas complètement fermés à la vente "Stop Sale" (c'est à dire complets).

Cette procédure "hôtel ou vol en demande" appelé aussi "Request" nécessite un délai minimum de 48h00 (délai nécessaire pour permettre au voyagiste de contacter directement la compagnie ou l'hôtel). La réponse nous est envoyée dès que le voyagiste à lui même la réponse émanant de la compagnie ou de l'hôtel. Lorsqu'il s'agit d'un vol en demande, il est fréquent que le voyagiste ait une réponse favorable seulement pour une classe de réservation supérieure. Un avion est découpé au minimum en 7 classes de réservations, de la première, classe Y (celle des allotements pour les voyagistes correspondant au prix des forfaits brochures) jusqu'à la business class ou classe affaires. Dans le cas d'une proposition de classe supérieure, le voyagiste applique le supplément correspondant à la différence entre la classe initialement prévue des allotements et la classe proposée. Ce supplément vol peut s'appliquer sur un seul trajet (aller ou retour) et être différent en fonction de l'aller ou du retour (les classes peuvent être différentes en fonction du trajet et de l'état du vol).

Dans tous les cas...


Si les disponibilités du voyagiste au meilleur tarif s'avèrent poser problème, nous interrogeons automatiquement les autres tours-opérateurs programmant le même l'hôtel que vous avez choisi afin de vous proposer les autres solutions possibles correspondant à votre demande initiale. Ceci nous est très facile car de par notre système informatique de comparaison, nous connaissons automatiquement les autres voyagistes proposant l'hôtel que vous avez choisi.


3- Confirmation de votre réservation


Après accord de votre part et disponibilité du séjour, nous vous communiquons par fax le bulletin d'inscription à signer résumant les différents éléments composant votre voyage. Le bulletin d'inscription signé doit nous être renvoyé par fax dans les meilleures délais : En effet votre réservation est définitivement enregistrée auprès du tour-opérateur seulement à réception de votre fax symbolisant votre accord. Il est très important que les noms et prénoms communiqués lors de votre réservation soient tels qu'ils figurent sur votre passeport. Vos billets d'avion seront édités par le tour-opérateur à partir de cette information. Une modification de votre état civil provoque une pénalité appliqué par le tour-opérateur qui est dans l'obligation de procéder à une ré-émission de vos billets.

Le paiement s'effectue par carte bancaire par téléphone afin d'éviter tout probléme de sécurisation de paiement sur internet (pour l'instant la meilleure sécurisation de paiement sur internet...c'est hors internet !). Vous avez aussi la possibilité d'effectuer un paiement par chèque ou simplement en espèce en vous rendant à l'agence. Les règles de paiement sont identiques à celles de n'importe quelle agence de voyages classique :

  • Pour les départ à plus de 30 jours acompte de 30 % au moment de la réservation et le solde 30 jours avant le départ.
  • Pour les départs à moins de 30 jours l'intégralité du voyage au moment de la réservation.

Quelques jours avant le départ, le voyagiste nous communique les détails de votre convocation : nous vous communiquons alors par téléphone ou fax les informations relatives à votre convocation à l'aéroport. Cette convocation vous indique le lieux et l'heure à laquelle vous devez vous présenter à l'aéroport afin que le représentant du voyagiste concerné vous remette votre carnet de voyage qui comprends les billets d'avion, le vaoucher de l'hôtel et le numéro de téléphone pour confirmer votre billet retour. Dans certains cas, lorsque le voyagiste ne peut procéder à une remise à l'aéroport, le carnet de voyage vous est envoyé directement par la poste à votre domicile sous recommandé ou via chronopost si le délai l'impose. Vous pouvez aussi si vous le souhaitez passer à l'agence au 11 allée James Watt 33700 Mérignac le récupérer dans les heures ouvrables du lundi au vendredi de 9h30 à 18h30.

Les horaires des vols charters sont déterminés environ une semaine seulement avant la date de départ. Ils peuvent s'effectuer de jour comme de nuit. Les horaires vous sont communiqués environ 5 jours avant votre date de départ par fax, sur votre convocation aéroport.


4- Vous êtes en voyage


N'oubliez surtout pas de reconfirmer votre vol retour 72 heures avant en appelant au numéro de téléphone se trouvant sur votre billet ou sur votre convocation.


5- A votre retour...


Nous vous contactons par e-mail ou téléphone afin de savoir si tout s'est bien passé. Cette étape est pour nous l'aboutissement souvent d'une longue procédure et est essentielle à nos yeux. Si vous avez subi quelques petits désagréments (propreté laissant à désirer, retard dans les transferts...) qui vous paraissent important de signaler ; nous le signalons au voyagiste concerné afin qu'il fasse le nécessaire auprès de ses prestataires locaux.